Créer un logiciel sur mesure peut permettre à une entreprise de centraliser ses données, automatiser certaines tâches et adapter ses outils à son véritable fonctionnement.
Mais un bon logiciel métier ne commence pas par du développement.
Avant d’écrire la moindre ligne de code, il faut comprendre le problème à résoudre, les personnes qui utiliseront l’outil, les données nécessaires et les processus actuellement en place.
Un projet de logiciel sur mesure se construit donc progressivement, depuis l’analyse du besoin jusqu’à la mise en production, puis continue à évoluer avec l’entreprise.
Voici les principales étapes permettant de transformer un besoin métier en un véritable logiciel utilisable au quotidien.
Pourquoi créer un logiciel sur mesure ?
Une entreprise dispose aujourd’hui de nombreuses solutions prêtes à l’emploi : CRM, logiciels de facturation, outils de planning, gestion de projet, ERP ou plateformes SaaS.
Dans de nombreux cas, ces solutions suffisent largement.
Le développement d’un logiciel spécifique devient surtout intéressant lorsque les outils disponibles commencent à imposer trop de contraintes.
Cela peut par exemple arriver lorsque :
- plusieurs logiciels doivent être utilisés pour réaliser une seule opération ;
- les collaborateurs ressaisissent régulièrement les mêmes informations ;
- Excel devient indispensable à plusieurs processus ;
- certaines règles métier ne peuvent pas être reproduites dans un logiciel standard ;
- les données sont dispersées entre plusieurs outils ;
- des tâches répétitives pourraient être automatisées ;
- l’entreprise a besoin d’un espace spécifique pour ses équipes ou ses clients.
L’objectif n’est donc pas de créer un logiciel simplement parce qu’une solution sur mesure semble plus moderne.
Le projet doit résoudre un problème concret et suffisamment important pour justifier la création d’un nouvel outil.
Étape 1 : identifier précisément le problème à résoudre
La première question n’est pas :
Quelles fonctionnalités voulons-nous ?
Mais plutôt :
Quel problème voulons-nous résoudre ?
Cette nuance est importante.
Une entreprise peut par exemple demander :
« Nous voulons un CRM. »
Mais après analyse, le véritable besoin peut être différent :
- éviter les doubles saisies ;
- suivre plus facilement les dossiers ;
- automatiser la création de documents ;
- centraliser les échanges ;
- permettre aux équipes terrain d’accéder aux informations ;
- disposer d’indicateurs fiables.
Le logiciel doit être conçu autour de ces besoins, et non autour d’une liste de fonctionnalités ajoutées sans priorité.
Analyser le fonctionnement actuel
Il faut commencer par observer ce qui existe déjà.
Quels outils sont utilisés ?
Quelles informations circulent ?
Qui intervient dans le processus ?
Quelles tâches sont manuelles ?
Où apparaissent les erreurs ?
Quelles opérations prennent inutilement du temps ?
Cette analyse permet de comprendre le processus réel de l’entreprise, y compris les exceptions qui ne figurent pas toujours dans les procédures officielles.
Étape 2 : définir les utilisateurs du logiciel
Un logiciel peut fonctionner techniquement parfaitement tout en étant difficile à utiliser.
C’est pourquoi il faut identifier très tôt les différents profils d’utilisateurs.
Par exemple :
- administrateur ;
- dirigeant ;
- commercial ;
- technicien ;
- responsable ;
- client ;
- partenaire.
Ces utilisateurs n’ont pas nécessairement besoin d’accéder aux mêmes informations.
Un commercial peut avoir besoin de consulter ses clients et opportunités.
Un technicien peut uniquement avoir besoin de voir ses interventions du jour.
Un responsable peut avoir besoin d’indicateurs et d’une vision globale.
Le logiciel peut donc prévoir des droits et interfaces différents selon les profils.
Cette réflexion simplifie également la conception : chaque personne voit uniquement les éléments utiles à son travail.
Étape 3 : définir les fonctionnalités réellement nécessaires
Une fois le besoin compris, il devient possible de transformer les processus en fonctionnalités.
Un logiciel métier peut par exemple intégrer :
- gestion des clients ;
- gestion des dossiers ;
- planning ;
- utilisateurs et droits d’accès ;
- génération de documents ;
- devis ;
- facturation ;
- notifications ;
- tableaux de bord ;
- gestion de stocks ;
- suivi des interventions ;
- espace client ;
- automatisations ;
- import et export de données ;
- connexion à des API.
Mais toutes ces fonctionnalités ne doivent pas forcément être développées immédiatement.
Commencer par une première version utile
L’une des erreurs fréquentes consiste à vouloir concevoir dès le départ le logiciel définitif avec toutes les fonctionnalités imaginables.
Cela augmente :
- le budget ;
- le temps de développement ;
- la complexité ;
- le nombre de décisions à prendre avant même que les utilisateurs aient testé l’outil.
Une autre approche consiste à définir une première version fonctionnelle centrée sur les besoins prioritaires.
Par exemple, une entreprise peut commencer avec :
- clients ;
- dossiers ;
- planning ;
- documents ;
- tableau de bord.
Puis ajouter progressivement :
- facturation ;
- espace client ;
- notifications ;
- application mobile ;
- automatisations complémentaires.
Cette progression permet de confronter rapidement le logiciel aux usages réels.
Étape 4 : préparer les données existantes
Un nouveau logiciel doit rarement partir totalement de zéro.
L’entreprise possède déjà des informations dans :
- Excel ;
- Google Sheets ;
- un ancien logiciel ;
- un CRM ;
- des fichiers CSV ;
- différentes bases de données.
Ces données peuvent parfois être récupérées et importées.
Mais avant la migration, il est souvent nécessaire de vérifier leur qualité.
Il peut exister :
- des doublons ;
- des données incomplètes ;
- plusieurs formats pour une même information ;
- des clients obsolètes ;
- des colonnes devenues inutiles.
La création du nouveau logiciel constitue donc souvent une bonne occasion de nettoyer et restructurer les données existantes.
Étape 5 : concevoir l’expérience utilisateur et les écrans
Le logiciel doit ensuite être transformé en interfaces concrètes.
À quoi ressemble le tableau de bord ?
Comment crée-t-on un client ?
Comment retrouve-t-on un dossier ?
Comment change-t-on son statut ?
Comment un technicien valide-t-il une intervention ?
La conception UX/UI permet d’organiser ces différents parcours avant ou pendant le développement.
L’objectif n’est pas uniquement esthétique.
Une interface efficace doit permettre à l’utilisateur de comprendre rapidement :
- où il se trouve ;
- quelle action effectuer ;
- quelles informations sont importantes ;
- comment passer à l’étape suivante.
Un logiciel métier utilisé plusieurs heures chaque jour doit avant tout être simple et rapide à utiliser.
Étape 6 : choisir l’architecture technique adaptée
Une fois le périmètre fonctionnel défini, il faut choisir comment construire le logiciel.
Il peut s’agir par exemple :
- d’une application web ;
- d’une application mobile ;
- d’une plateforme accessible depuis ordinateur et smartphone ;
- d’un outil interne ;
- d’un portail destiné aux clients ;
- d’une combinaison de plusieurs interfaces.
Application web ou logiciel installé ?
Pour de nombreux logiciels métier modernes, une application web présente plusieurs avantages.
Elle peut être accessible depuis un navigateur sans installation particulière et permet généralement de centraliser les données sur un même environnement.
Elle peut être utilisée depuis :
- ordinateur ;
- tablette ;
- smartphone.
Mais certains usages peuvent nécessiter une application mobile spécifique ou une architecture différente.
Le choix technique doit donc dépendre du projet et non d’une technologie imposée à l’avance.
Étape 7 : connecter le logiciel aux outils existants
Créer un logiciel sur mesure ne signifie pas nécessairement remplacer tous les outils de l’entreprise.
Il est souvent plus pertinent de conserver certaines solutions existantes lorsqu’elles remplissent correctement leur rôle.
Le logiciel métier peut alors devenir le point central reliant plusieurs services.
Par exemple :
Logiciel métier → outil de facturation
Une facture validée peut transmettre certaines informations vers le logiciel comptable.
Site internet → logiciel métier
Une demande réalisée depuis le site peut créer automatiquement un nouveau dossier.
Logiciel métier → service d’e-mail
Une action peut déclencher automatiquement l’envoi d’une notification.
Application mobile → logiciel métier
Les équipes terrain peuvent transmettre directement leurs informations vers la base centrale.
Ces connexions sont généralement réalisées grâce à des API lorsqu’elles sont disponibles.
Étape 8 : développer le logiciel progressivement
Une fois les écrans et le fonctionnement suffisamment définis, le développement peut commencer.
Le logiciel est généralement construit par modules.
Par exemple :
Module 1 : utilisateurs et connexion
Puis :
Module 2 : clients
Puis :
Module 3 : dossiers
Puis :
Module 4 : planning
Et ainsi de suite.
Cette approche permet de tester progressivement les fonctionnalités au lieu d’attendre que l’intégralité du logiciel soit terminée.
Les retours effectués pendant le développement peuvent alors permettre d’ajuster certains comportements avant la mise en production.
Étape 9 : tester le logiciel dans des situations réelles
Les tests techniques sont indispensables, mais ils ne suffisent pas.
Le logiciel doit également être confronté aux véritables usages de l’entreprise.
Par exemple :
- créer un nouveau client ;
- modifier un dossier ;
- gérer une situation inhabituelle ;
- supprimer ou restaurer une information ;
- tester les droits d’un utilisateur ;
- utiliser l’outil sur mobile ;
- générer un document ;
- réaliser une opération complète de bout en bout.
Cette phase permet notamment d’identifier les petits détails qui rendent un logiciel agréable ou pénible à utiliser quotidiennement.
Les utilisateurs concernés par le projet ont donc un rôle important dans la validation.
Étape 10 : mettre le logiciel en production
Une fois les fonctionnalités validées, le logiciel peut être déployé dans son environnement de production.
Cette étape peut inclure :
- configuration du serveur ;
- domaine ou sous-domaine ;
- sécurité ;
- base de données ;
- création des utilisateurs ;
- migration des données ;
- sauvegardes ;
- contrôles finaux.
Selon le projet, le passage au nouvel outil peut être immédiat ou progressif.
Dans certains cas, l’ancien système peut continuer à fonctionner pendant une courte période afin de sécuriser la transition.
Étape 11 : accompagner les utilisateurs
La qualité technique du logiciel ne garantit pas son adoption.
Si l’outil change les habitudes de plusieurs collaborateurs, il faut également accompagner son utilisation.
Cela peut passer par :
- une présentation du logiciel ;
- une documentation ;
- des explications ciblées selon les utilisateurs ;
- une période de retour terrain ;
- des ajustements après la mise en production.
L’objectif est que le logiciel simplifie réellement le travail plutôt que d’ajouter une nouvelle contrainte.
Étape 12 : faire évoluer le logiciel
Un logiciel métier sur mesure n’est généralement pas figé.
L’entreprise évolue.
De nouvelles situations apparaissent.
Les utilisateurs identifient de nouveaux besoins.
Certains processus changent.
Le logiciel peut alors être enrichi progressivement.
Une évolution peut par exemple concerner :
- une nouvelle automatisation ;
- un nouvel indicateur ;
- une application mobile ;
- un espace client ;
- une connexion avec un nouvel outil ;
- de nouveaux droits utilisateurs ;
- une fonctionnalité supplémentaire.
C’est l’un des avantages d’une solution sur mesure : elle peut évoluer avec le fonctionnement de l’entreprise.
Faut-il rédiger un cahier des charges avant de contacter un développeur ?
Pas obligatoirement.
Un document parfaitement détaillé peut être utile pour certains projets, mais une entreprise n’est pas nécessairement capable de définir seule toutes les spécifications techniques ou fonctionnelles.
Pour un premier échange, il est souvent beaucoup plus utile de pouvoir expliquer clairement :
- votre activité ;
- le problème actuel ;
- les utilisateurs concernés ;
- les outils utilisés aujourd’hui ;
- les informations manipulées ;
- les principales difficultés ;
- ce que vous souhaitez améliorer.
Le cadrage permettra ensuite de transformer ces éléments en fonctionnalités et en périmètre de projet.
Combien de temps faut-il pour créer un logiciel sur mesure ?
La durée dépend directement du périmètre.
Un outil métier relativement simple comportant quelques modules ne demande évidemment pas le même travail qu’une plateforme comprenant :
- plusieurs types d’utilisateurs ;
- des dizaines d’écrans ;
- facturation ;
- automatisations ;
- API ;
- notifications ;
- application mobile ;
- reprise complexe de données.
Il est donc difficile de donner un délai pertinent sans analyser le besoin.
Une bonne stratégie consiste souvent à commencer par une première version regroupant les fonctionnalités essentielles, puis à enrichir progressivement le logiciel.
Combien coûte la création d’un logiciel sur mesure ?
- du nombre d’écrans ;
- des fonctionnalités ;
- des profils utilisateurs ;
- des règles métier ;
- des données existantes ;
- des automatisations ;
- des intégrations avec d’autres logiciels ;
- du niveau de finition nécessaire.
Il n’existe donc pas de tarif unique valable pour tous les projets.
Deux entreprises demandant toutes les deux un « logiciel de gestion » peuvent en réalité avoir des besoins complètement différents.
Le chiffrage devient pertinent lorsque le périmètre fonctionnel est suffisamment clair.
Exemple : ContainerFlow
ContainerFlow illustre bien le principe d’un logiciel conçu autour d’un processus métier.
La plateforme permet de centraliser différents éléments liés à une activité de location de conteneurs :
- clients ;
- conteneurs ;
- contrats ;
- facturation ;
- suivi d’activité.
L’intérêt n’est pas uniquement de disposer d’une interface moderne.
Le logiciel permet surtout de réunir dans un même environnement des informations directement liées au fonctionnement de l’activité.
Exemple : Commelio
Commelio répond à un contexte très différent.
La plateforme développée par KC WEB est pensée autour des besoins des communes pour la gestion périscolaire.
Elle peut regrouper notamment :
- familles ;
- enfants ;
- inscriptions ;
- activités ;
- présences ;
- gestion administrative.
Ces deux exemples montrent qu’un logiciel sur mesure ne correspond pas à un produit prédéfini.
La structure et les fonctionnalités dépendent directement du métier auquel il est destiné.
Les erreurs à éviter lors de la création d’un logiciel sur mesure
Développer avant de comprendre le besoin
Créer rapidement beaucoup de fonctionnalités ne sert à rien si elles ne correspondent pas au véritable problème.
Vouloir tout intégrer dès la première version
Plus le périmètre initial est important, plus le projet devient complexe à valider.
Reproduire exactement l’ancien fonctionnement
Une digitalisation réussie ne consiste pas toujours à recréer à l’identique les anciens tableaux et procédures.
Certaines étapes peuvent justement être simplifiées ou supprimées.
Négliger les utilisateurs
Le logiciel sera utilisé quotidiennement par des personnes qui doivent pouvoir comprendre rapidement son fonctionnement.
Oublier les évolutions futures
Il est utile d’anticiper suffisamment l’architecture pour permettre au logiciel d’évoluer, sans pour autant développer immédiatement toutes les fonctionnalités imaginées.
Comment démarrer votre projet de logiciel sur mesure ?
Vous n’avez pas besoin d’arriver avec un cahier des charges de cinquante pages.
Commencez simplement par décrire :
ce que vous faites aujourd’hui, ce qui vous fait perdre du temps et ce que vous aimeriez simplifier.
À partir de là, il devient possible d’identifier :
- les utilisateurs ;
- les données ;
- les processus ;
- les fonctionnalités prioritaires ;
- les outils existants à conserver ;
- les possibilités d’automatisation.
Cette phase permet ensuite de définir une première version réaliste du projet.
Transformez votre besoin métier en un logiciel adapté à votre entreprise
Un logiciel sur mesure doit avant tout résoudre une problématique opérationnelle.
La technologie vient ensuite.
KC WEB accompagne les entreprises dans la conception de logiciels métier sur mesure, depuis l’analyse du besoin jusqu’au développement et aux évolutions de la solution.
Vous avez une idée de logiciel ou un processus que vous souhaitez digitaliser ?
Présentez-nous votre fonctionnement actuel, les outils que vous utilisez et les difficultés rencontrées. Nous pourrons définir ensemble les premières fonctionnalités réellement utiles à votre projet.