Combien coûte un logiciel sur mesure ? Prix, budget et facteurs à prévoir

C’est généralement l’une des premières questions lorsqu’une entreprise envisage de remplacer ses fichiers Excel, ses tâches manuelles ou plusieurs logiciels mal connectés :

combien coûte la création d’un logiciel sur mesure ?

La réponse dépend énormément du projet.

Un petit outil interne utilisé par trois personnes n’a évidemment pas le même coût qu’une plateforme avec plusieurs centaines d’utilisateurs, des paiements, différentes permissions et des connexions à plusieurs services externes.

Il est donc difficile de donner un tarif unique.

En revanche, il est possible de comprendre ce qui fait réellement varier le prix d’un logiciel, d’identifier le niveau de complexité de son projet et surtout d’éviter de développer des fonctionnalités inutiles dès la première version.

Pourquoi le prix d’un logiciel sur mesure varie-t-il autant ?

Lorsque vous achetez un logiciel standard, son développement est financé par l’ensemble de ses utilisateurs.

L’éditeur peut donc proposer un abonnement identique à des centaines ou milliers d’entreprises.

Avec un logiciel sur mesure, la logique est différente.

Le logiciel est conçu spécifiquement autour de votre activité : architecture, interfaces, règles de fonctionnement, automatisations et éventuelles connexions avec vos outils existants.

Le prix dépend donc principalement du temps nécessaire pour concevoir, développer, tester et mettre en production la solution.

Deux projets décrits comme « logiciels de gestion » peuvent ainsi avoir des niveaux de complexité complètement différents.

Quels éléments influencent le coût d’un logiciel sur mesure ?

Plusieurs facteurs ont une influence directe sur le budget.

Le nombre de fonctionnalités

C’est généralement le premier facteur.

Une application qui permet uniquement de gérer des clients et des contrats sera beaucoup plus simple qu’un logiciel intégrant :

• gestion des clients ;
• devis ;
• facturation ;
• planning ;
• stocks ;
• documents ;
• notifications ;
• statistiques ;
• automatisations ;
• espace client.

Plus le nombre de fonctionnalités augmente, plus le développement nécessite de temps.

Cela ne signifie pas qu’il faut supprimer les fonctionnalités importantes.

L’objectif est plutôt de distinguer ce qui est indispensable au lancement de ce qui pourra être ajouté dans une deuxième version.

Le nombre de profils utilisateurs

Un logiciel utilisé uniquement par un administrateur est relativement simple à gérer du point de vue des permissions.

Les choses deviennent plus complexes lorsque plusieurs profils doivent disposer de droits différents.

Par exemple :

• administrateur ;
• commercial ;
• technicien ;
• comptable ;
• client ;
• responsable d’agence.

Chaque utilisateur peut avoir accès à certaines informations et pas à d’autres.

La gestion des rôles et permissions représente donc une partie importante de certains logiciels métier.

Les automatisations

L’un des principaux intérêts d’un logiciel sur mesure est justement de supprimer certaines tâches manuelles.

Par exemple :

• générer automatiquement un document ;
• envoyer un e-mail lorsqu’un statut change ;
• relancer un client ;
• calculer un montant ;
• créer une facture ;
• mettre à jour un tableau de bord ;
• déclencher une notification.

Une automatisation simple peut être rapide à mettre en place.

En revanche, une succession de règles métier avec de nombreuses conditions peut nécessiter davantage de développement et de tests.

Les connexions avec d’autres logiciels

Un logiciel sur mesure n’a pas forcément vocation à remplacer tout ce que l’entreprise utilise déjà.

Il peut être plus pertinent de le connecter à certains outils existants.

Il peut par exemple communiquer avec :

• un logiciel de comptabilité ;
• Stripe ;
• une solution de paiement ;
• un service d’envoi d’e-mails ;
• un CRM ;
• Google Calendar ;
• une API métier ;
• un ERP ;
• un service de stockage.

Ces connexions sont généralement réalisées à l’aide d’API.

Leur complexité dépend principalement des possibilités proposées par les services concernés.

Le design et l’expérience utilisateur

Un logiciel interne n’a pas forcément besoin du même niveau de finition graphique qu’une application destinée à être commercialisée.

Mais même pour un outil métier, l’interface reste importante.

Si les utilisateurs doivent effectuer quotidiennement des dizaines d’actions, une mauvaise ergonomie peut rapidement faire perdre du temps.

Le travail de conception doit donc permettre d’obtenir une interface claire, avec les bonnes informations au bon endroit.

Plus le nombre d’écrans et de parcours utilisateurs augmente, plus cette phase de conception prend de l’importance.

Application web ou application mobile ?

La technologie choisie influence également le budget.

Dans de nombreux cas professionnels, une application web responsive accessible depuis ordinateur, tablette et téléphone constitue une excellente solution.

Elle permet de centraliser le logiciel en ligne sans installer de programme sur chaque ordinateur.

Dans d’autres situations, une véritable application iOS ou Android peut être nécessaire, notamment lorsqu’il faut exploiter certaines fonctions du téléphone ou proposer une utilisation spécifique sur mobile.

Développer plusieurs plateformes peut naturellement augmenter le périmètre du projet.

Quel budget prévoir pour un logiciel sur mesure ?

Il n’existe pas de barème universel.

Mais on peut distinguer plusieurs niveaux de projet.

Un petit outil métier

Il peut s’agir, par exemple, d’un outil interne avec :

• authentification ;
• gestion de clients ;
• quelques formulaires ;
• statuts ;
• tableau de bord simple.

Pour ce type de projet, on parle généralement d’un investissement de quelques milliers d’euros, selon les fonctionnalités.

Un logiciel métier plus complet

On peut ensuite trouver des projets intégrant :

• plusieurs profils utilisateurs ;
• différents modules ;
• facturation ;
• planning ;
• automatisations ;
• tableaux de bord ;
• génération de documents ;
• API.

Le budget devient naturellement plus important et dépend fortement des règles métier spécifiques à l’entreprise.

Une plateforme complexe

Une plateforme destinée à plusieurs organisations ou à un grand nombre d’utilisateurs peut comporter :

• architecture multi-entreprises ;
• abonnements ;
• paiements ;
• rôles complexes ;
• notifications ;
• applications mobiles ;
• nombreuses intégrations ;
• administration globale.

Ces projets peuvent représenter des budgets nettement plus élevés.

C’est précisément pour cette raison qu’un devis sérieux nécessite d’abord de comprendre le fonctionnement attendu.

Faut-il développer toutes les fonctionnalités immédiatement ?

Non.

Et c’est même souvent une erreur.

Lorsque nous étudions un projet chez KC WEB, il est généralement plus pertinent d’identifier une première version réellement utilisable.

On parle parfois de MVP, pour Minimum Viable Product.

L’idée n’est pas de créer un logiciel incomplet.

Il s’agit plutôt de développer les fonctionnalités qui permettent déjà de résoudre le problème principal.

Une fois cette première version utilisée sur le terrain, les retours sont beaucoup plus intéressants.

L’entreprise peut alors décider quelles évolutions apporter en priorité.

Cette approche présente plusieurs avantages :

• budget initial mieux maîtrisé ;
• mise en service plus rapide ;
• fonctionnalités testées par de vrais utilisateurs ;
• moins de développement inutile ;
• possibilité de faire évoluer l’outil progressivement.

Combien coûte la maintenance d’un logiciel sur mesure ?

Le budget ne s’arrête pas forcément à la mise en ligne.

Un logiciel peut nécessiter :

• hébergement ;
• sauvegardes ;
• mises à jour ;
• surveillance ;
• corrections ;
• évolutions.

La maintenance dépend du fonctionnement du logiciel et du niveau d’accompagnement nécessaire.

Dans certains cas, quelques interventions ponctuelles suffisent.

Dans d’autres, l’entreprise préfère disposer d’un accompagnement continu afin de faire évoluer régulièrement son outil.

Ces coûts doivent être abordés dès le début du projet afin d’avoir une vision réaliste du budget à long terme.

Un logiciel sur mesure est-il forcément plus cher qu’un abonnement ?

À court terme, généralement oui.

Un abonnement à un logiciel existant coûtera presque toujours moins cher que le développement initial d’une solution personnalisée.

Mais le calcul ne doit pas uniquement porter sur le prix du logiciel.

Il faut également regarder le coût du fonctionnement actuel.

Imaginons que plusieurs collaborateurs passent chaque semaine du temps à :

• recopier des données ;
• rechercher des informations ;
• créer manuellement des documents ;
• corriger des erreurs ;
• synchroniser plusieurs outils.

Ces heures ont également un coût.

Un logiciel sur mesure peut parfois être rentable précisément parce qu’il réduit ces tâches répétitives.

Il faut donc comparer :

le coût de développement du logiciel

avec :

le coût actuel des inefficacités qu’il permet de supprimer.

Exemple : centraliser plusieurs outils dans une seule plateforme

Prenons une entreprise qui gère :

• ses clients dans Excel ;
• son planning dans Google Calendar ;
• ses contrats dans différents dossiers ;
• ses factures dans un autre logiciel ;
• son suivi d’activité manuellement.

Chaque outil fonctionne individuellement.

Le problème vient de la circulation de l’information.

Une même donnée peut être saisie plusieurs fois et les collaborateurs doivent passer d’un outil à l’autre.

Un logiciel métier peut centraliser ces informations dans une interface commune et automatiser certaines étapes.

Dans ce cas, la valeur du logiciel ne vient pas uniquement des fonctionnalités créées.

Elle vient surtout du temps économisé chaque jour par l’entreprise.

Quelques exemples de logiciels développés autour d’un besoin métier

Chez KC WEB, plusieurs projets illustrent cette logique.

ContainerFlow

ContainerFlow répond à un besoin de gestion lié à la location de conteneurs.

La plateforme permet notamment de centraliser les clients, les locations, les contrats, la facturation et le suivi de l’activité.

L’objectif était donc moins de « créer un logiciel » que de réunir dans un même outil plusieurs processus nécessaires au fonctionnement de l’entreprise.

Commelio

Commelio répond à une problématique complètement différente.

La plateforme est destinée aux collectivités et à la gestion périscolaire : familles, enfants, inscriptions, présences, cantine ou encore facturation.

L’organisation métier étant différente, l’architecture du logiciel l’est également.

WE FAST

WE FAST permet de créer et administrer des cartes de visite digitales ainsi que les profils associés.

Le projet comporte notamment une interface d’administration et une gestion centralisée des utilisateurs.

Ces exemples montrent pourquoi deux logiciels sur mesure ne peuvent pas simplement être comparés sur le nombre de pages ou d’écrans.

Ce sont les règles métier situées derrière ces écrans qui déterminent réellement le travail de développement.

Comment obtenir un devis fiable ?

Pour établir un budget cohérent, il n’est pas nécessaire d’arriver avec un cahier des charges de cinquante pages.

Le plus important est de pouvoir expliquer :

comment vous travaillez aujourd’hui,
ce qui vous fait perdre du temps,
ce que vous souhaitez simplifier,
et qui utilisera le futur logiciel.

À partir de ces informations, il devient possible d’identifier les fonctionnalités nécessaires et d’estimer le périmètre du projet.

Chez KC WEB, cette première phase permet également de déterminer si le développement sur mesure est réellement pertinent.

Car parfois, une solution existante peut très bien répondre au besoin.

Dans ce cas, développer un logiciel spécifique n’aurait tout simplement pas de sens.

Comment réduire le coût d’un projet de logiciel sur mesure ?

Le moyen le plus efficace n’est pas forcément de chercher le développement le moins cher.

Il est surtout important de réduire le périmètre initial aux fonctionnalités réellement utiles.

Quelques bonnes pratiques permettent souvent de mieux maîtriser le budget :

• commencer par une première version ciblée ;
• éviter les fonctionnalités « au cas où » ;
• réutiliser les outils existants lorsqu’ils fonctionnent bien ;
• prioriser les automatisations qui font réellement gagner du temps ;
• faire tester régulièrement le logiciel par les futurs utilisateurs.

Un projet bien cadré coûtera généralement moins cher qu’un projet qui change complètement de direction pendant le développement.

Quel est le retour sur investissement d’un logiciel métier ?

Le retour sur investissement peut prendre plusieurs formes.

Il peut s’agir de temps gagné, mais également :

• de moins d’erreurs ;
• d’un meilleur suivi client ;
• d’informations plus accessibles ;
• de délais de traitement réduits ;
• d’une capacité à gérer davantage de dossiers ;
• d’une meilleure visibilité sur l’activité.

Pour certaines entreprises, gagner seulement quelques minutes sur une tâche répétée des centaines de fois peut représenter une économie importante sur une année.

Le vrai sujet n’est donc pas uniquement :

« Combien coûte le logiciel ? »

mais aussi :

« Combien nous coûte aujourd’hui le fait de ne pas avoir cet outil ? »

Quel budget prévoir pour votre projet ?

Le prix d’un logiciel sur mesure dépend finalement d’une chose essentielle : ce que le logiciel doit réellement faire pour votre entreprise.

Un petit outil interne et une plateforme métier complète peuvent tous les deux être qualifiés de « logiciel sur mesure », mais ils ne nécessitent évidemment pas le même investissement.

Avant d’établir un budget, il est donc préférable de définir :

• le problème à résoudre ;
• les utilisateurs ;
• les fonctionnalités prioritaires ;
• les outils à connecter ;
• les évolutions envisagées.

Chez KC WEB, nous concevons et développons des logiciels métier adaptés aux processus des entreprises.

Si vous avez une idée de logiciel, un fichier Excel devenu difficile à gérer ou plusieurs outils que vous aimeriez centraliser, nous pouvons commencer par étudier votre fonctionnement et déterminer le périmètre réellement nécessaire.

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